MAPS. Aplikasi Pengelolaan Agenda Pejabat

Agar dapat meningkatkan kualitas pengelolaan agenda kegiatan Gubernur dan Wakil Gubernur Provinsi NTB, PRCC (Public Relation Command Center (PRCC) Humas Protokol Pemprov NTB mengadakan sosialisasi pengelolaan agenda kegiatan  atau acara untuk Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemprov NTB. Sosialisasi berlangsung di ruang Anggrek Kantor Gubernur Provinsi NTB, Senin (04/03).

Sistem Informasi Meeting Agenda Plan Summary (MAPS) merupakan pengelolaan agenda pejabat publik dalam hal ini Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah Provinsi NTB. Ini dilakukan untuk memberikan keteraturan dan kelancaran pelaksanaan agenda pimpinan daerah.

Syamsul, M.M selaku staff Biro Humas NTB  menjelaskan bahwa SI Maps termasuk bagian dari aplikasi PRCC yang merupakan sistem yang terpusat dalam manajemen hubungan masyarakat yang dikembangkan oleh Biro Humas dan Protokol Provinsi Nusa Trnggara Barat, sebagai implementasi The New Government Public Relation.

Masing – masing OPD dapat memanfaatkan MAPS dengan cara mengakses website prcc.ntbprove.go.id/maps, di dalam SI Maps admin harus memiliki username dan password yang didapatkan dari Biro Humas. 

Selain itu terdapat tiga menu, yakni menu halaman awal, menu melihat acara dan menu melakukan pengajuan acara. Menu halaman awal yang berisi akses OPD yang telah mengajukan  acara, menu melihat acara adalah daftar acara dari Gubernur dan Wakil Gubernur NTB dan , menu pengajuan acara untuk OPD yang akan melakukan pengajuan acara untuk dihadiri oleh Gubernur dan Wakil Gubernur NTB.

Adam Bahtiar selaku staff ahli PRCC menjelaskan bahwa segala pengajuan yang diajukan oleh setiap OPD akan diterima langsung oleh operator di Biro Humas. “secara otomatis dan realtime operator dari biro humas akan segera menerima pengajuan” jelas Adam Bahtiar selaku staff ahli PRCC.

Biro Humas dan Protokol akan melakukan validasi acara yang telah diajukan melalui surat yang dikirimkan oleh OPD, apabila proses validasi telah selesai maka surat yang telah dikirm akan naik ke pimpinan, kemudian pimpinan akan mengisi lembar disposisi bersama dengan surat dan kemudian akan diberikan feedback kepada OPD apakah diterima, ditolak atau digantikan kehadirannya. Proses feedback dilakukan dengan melalui apliakai dan sms gateway yang nantinya akan dikirimkan status tanggapan.

Adam berharap kedepan agar sistem informasi MAPS dapat menjadi sistem yang lebih baik dan terus melakukan koordinasi bersama dengan Dinas Kominfotik NTB. “semoga kita dapat berkoordinasi dan bekerjasama antara Dinas Kominfotik NTB bersama PRCC sehingga menghasilkan hasil dan output yang lebih baik lagi” tutupnya. (ely – Tim media)